Скидка до 26% на все отчеты до 31 марта
Close
 
 
Min-max.pro Блог

Как улучшить автоматизацию закупок с 1С?

Итак, вы торговая компания среднего размера и хотите качественно улучшить текущий процесс пополнения запасов.

Сделать это можно разными путями: докупить внешнее приложение, дописать имеющуюся информационную систему или пойти на радикальный шаг и сменить ее полностью. А можно обойтись и самыми скромными шагами, например, начать дополнительно обрабатывать какие-то данные в Excel.

Как прийти к автоматизации?


Как люди приходят к необходимости такого улучшения? В основном, когда выгоды от улучшений в несколько раз превышают ожидаемые затраты на их осуществление. Причём к затратам в основном относятся не денежные вложения, а трата внимания и времени. Деньги можно занять, а вот время и внимание заинтересованного человека найти непросто. Автоматизация закупок – это не легкая прогулка, а настоящий спринт с препятствиями. Чтобы получить реальное внедрение, нужно выделить время, поднапрячься и найти силы погрузиться в дело с головой. Поэтому автоматизацию доводят до конца когда не только припекло, но и есть время и желание на занятие этой своеобразной темой.

Один из ключевых моментов здесь, найти правильного руководителя (вернее, вдохновителя) этой автоматизации. Если директор загорелся, поручил секретарю (айтишнику) найти решение, а снабженцам “посмотреть”, насколько оно им подходит, в большинстве случаев воз останется на своём месте. Нужно выделить одного человека в организации (лучше одного из снабженцев), которому интересно этим заниматься и сделать его единственной точкой ответственности за проект. При автоматизации закупок достаточно откатать работу на одном сотруднике, а остальные просто скопируют работающие у него схемы.

Рекомендации:


1. Поручите внедрение сотруднику, который является активным сторонником автоматизации, либо ее инициатором и хорошо понимает специфику управления запасами.
2. Чтобы внедрение прошло успешно, он должен иметь достаточно свободного времени.

Excel


Самый простой путь улучшения – это Excel. Правда, не все умеют работать в нем на достаточно хорошем уровне. Но если вы маленькое предприятие, очень часто Excel – это инструмент, который может решить большинство ваших проблем. Для того, чтобы делать аналитику, конечно нужно уметь писать простые формулы. Обучиться этому несложно, потратив немного времени на обучающие ролики, которые в огромном количестве можно найти на Youtube.

Индивидуальные доработки


Следующий уровень автоматизации — заказать программистам индивидуальную доработку необходимых функций. Одно из основных преимуществ 1С – это относительная лёгкость и, как следствие, дешевизна доработок. Многие простые и рутинные операции легко поддаются автоматизации. То, на что вручную уходит 2-3 дня, c программой делается за пару часов. Однако, если операция не простая, её во-первых будет сложно (дорого) запрограммировать. А во-вторых, сложно использовать. Пользователю в некоторых случаях проще что-то сделать вручную, чем внести кучу строк и данных в программу.

Итак, если ваши пользователи выполняют простые и рутинные операции, привлекайте программистов, платите за доработку один раз и экономьте время в течение следующих нескольких лет.

Совсем другое дело в случае автоматизации сложных процессов. Такие доработки могут занимать очень много времени и экономически не выгодно делать их индивидуально только для одной организации.

Программы для автоматизации закупок


Программы, с которыми могут работать несколько пользователей, имеет смысл разрабатывать вскладчину. Именно так получаются тиражируемые решения.

Программа пишется один раз, и устанавливается многим клиентам. В итоге на разработку может быть потрачен миллион рублей, но всего по 10 тысяч с каждого из сотни клиентов.
Однако, здесь возникает другая сложность. Каждый бизнес индивидуален, даже если он занимается такой “простой” деятельностью как торговля. Программы, разработанные для сотен клиентов, вынуждены учитывать эти различия и поэтому обрастают кучей галочек и настроек. Если вы учитываете товары в пути, должна стоять эта галочка и будет выведена эта колонка. Если товар вам приходит за один день и вам колонка не нужны, держите эту галочку снятой. Это неизбежное зло и иначе быть не может.

Также различия возникают из-за разного уровня подготовки клиентов. Кто-то только-только освоил заказ по скользящему среднему и думать не хочет о расчете страхового запаса на основании формулы нормального распределения. Он просто прибавляет половину срока поставки и этого достаточно.

А кому-то этих формул недостаточно, он копает глубже, видит проблемы в их применимости и хочет делать заказ на основании вероятностного прогнозирования.
Сюда прибавляются всевозможные экстравагантные ситуации, споры о том, нужно ли использовать точку заказа или можно делать заказ без неё, к какому АВС-классу привязывать уровень обслуживания и т.д.

А значит программа должна поддерживать все эти способы и ситуации. Галочек и настроек становится ещё больше.

Программа для 100 клиентов – это не программы для одного клиента, проданная 100 раз. Каждый клиент использует хорошо если 25% от всего функционала в программе.

Это неприятно, но математика подсказывает, что 25% от общей стоимости разработки в 1 миллион рублей это 250 тысяч. Поэтому выбор — потратить 10 000 руб. и получить 75% ненужных галочек, либо 250 000 и на 100% подходящее вам решение. Оба варианта имеют право на жизнь.

Стандартное решение 1С


Этот принцип касается и фирмы 1С и того функционала по автоматизации закупок, который она добавляет в свои тиражные решения (типа 1С: Управление торговлей 11).

Десятки тысяч пользователей, а значит ещё больше различных ситуаций, еще больше экстравагантных запросов и ещё больше настроек и галочек. Единственный выход — ограничить количество функций тем количеством, свыше которого размер настроечной части станет чрезмерным.

Собственно поэтому в типовой системе закупок 1С нет аналогов, сезонных коэффициентов (не путать с теми, что используются в планах продаж), уровней обслуживания, балансировки и других полезных для многих (но не для всех) вещей.
Если функций будет больше, будет больше настроек. Пользователям и партнерам-консультантам 1С будет ещё тяжелее в них разобраться.

При этом, для покрытия базовых потребностей в автоматизации, типовое решение 1С вполне может применяться. Главное, найти грамотного специалиста, который сможет объяснить некоторые неочевидные моменты. Опять же, по этой теме есть немало роликов на Youtube.

Решение min-max.pro


Развитие нашего решения для автоматизации закупок как раз и началось с индивидуальных доработок для тех организаций, которым типового функционала было недостаточно. Сделали что-то для одного клиента. Для другого всё подходит, но нужно добавить вот эту функцию, для третьего ещё одну, для четвёртого ещё пару и так далее. Таким образом за 5 лет набралось порядка 300 внедрений, на основании которых сформировалось довольно увесистое и функциональное решение.

На днях увидел статью от Forecast Now (также занимаются автоматизацией закупок, но для очень крупных компаний) в комментарии к которой они пишут, что не делают индивидуальных доработок программы под хотелки очередного клиента, а встраивают реализацию всех пожеланий прямо в основное решение.

image

Когда-то мы тоже придерживались такого подхода, но со временем отказались от него. Между функциональностью и удобством мы чаще выбираем удобство. И если есть функция, которая нужна только одному клиенту, то какой смысл перегружать программу очередной галочкой, когда эту функцию можно разработать только для него и не тащить обузу сквозь годы. В итоге это обходится дешевле для всех. А когда функция понадобится еще кому-то, нет никаких проблем вытащить её из архива и предоставить новому клиенту или встроить в основную версию продукта.


Выводы


  • Эксель знать необходимо, но не всегда достаточно.
  • Пользуйтесь услугами программистов для автоматизации простых рутинных операций. Это выгодно.
  • Используйте типовое решение 1С, если сможете в нём разобраться. Это лучше, чем ничего.
  • Взгляните на наше решение, если вам не подходят предыдущие два пункта.

Учтите, что автоматизация закупок это сложно и не для всех. Если у вас нет времени или желания в этом всём разбираться, наверняка будет проще оставить всё, как есть. Вернётесь к вопросу когда появится острая необходимость или время.
Блог
Made on
Tilda