Система управления запасами min-max.pro
Оставьте контакты, наш специалист перезвонит и поможет установить систему
Нажимая кнопку "Отправить", вы даёте своё согласие на обработку персональных данных.

Как улучшить работу отдела закупок и почему одной мотивации недостаточно?

Коломин Борис
Каждый собственник стремится, чтобы бизнес работал как часы, когда каждый сотрудник работает идеально и эффективно. Но часто люди не оправдывают ожиданий руководства.

В предыдущей статье мы коснулись системы KPI, в которой многие видят решение этой проблемы. Однако, давайте продолжим наше исследование и найдём причины, по которым сотрудники работают неэффективно. Попробуем понять, что мешает вашему персоналу выполнять свои обязанности своевременно и качественно.
Мой прадед говорит: «Имею желание купить дом, но не имею возможности. Имею возможность купить козу, но не имею желания». Так выпьем за то, чтобы наши желания совпадали с нашими возможностями. /Приключения Шурика/
Управленцы часто забывают, что одного желания для работы недостаточно.

Представьте, что вы замотивировали закупщика огромной прибавкой к зарплате, но компьютер ему не выдали. Очевидно, что результатов от него ждать бессмысленно. Напирая на системы мотивации, нельзя забывать и о том, чтобы сотрудник имел возможность делать свою работу хорошо.

Об этом мы сегодня и поговорим — что мешает закупщику работать хорошо, помимо отсутствия желания? Давайте рассмотрим примеры конкретных проблем и варианты их решений.

Проблема: нет знаний

Суть проблемы: сотруднику не знакомы эффективные алгоритмы работы с запасами, не хватает практических и теоретических знаний. Материалы в Интернете обрывочные, их недостаточно. Небольшие двух-трёхдневные курсы не дают понимания и полного чёткого пошагового алгоритма работы.
Все со школы знают, что знания нельзя забить в голову принудительно. Человек может положить их туда только добровольно. Для этого опять нужны желание и возможности.

Если сотрудник хочет расти профессионально, ему нужно помогать, поощряя учёбу, давая возможность учиться, ну или хотя бы не мешая.

Если сотрудник ценности в знаниях не видит (а таких много), то вот здесь его стоит замотивировать, т. к. без знаний он будет управлять вашими запасами неэффективно, постоянно теряя ваши деньги и повышая риски для вашего бизнеса. Я, к сожалению, пока не знаю, как замотивировать сотрудника на профессиональный рост.

Если сотрудник замотивирован, то за быстрым решением проблемы знаний можно обратиться к консультантам, чтобы сэкономить время.

Они, как правило, имеют большой опыт, с которым помогут быстро улучшить то, что у вас есть, например, внедрить новые алгоритмы и подходы к управлению запасами или новое программное обеспечение.

Важное слово здесь — «помогут», т. е. подскажут, подумают вместе с вами, проделают часть сложных работ. Но основную работу за вашего сотрудника делать он не будет.

Если сотрудник на профессиональный рост и на получение знаний не замотивирован, ни консультанты, ни курсы, ни книги, ни программное обеспечение кардинально ему не помогут.

Ситуация с запасами останется плюс-минус той же, алгоритм работы с ними не поменяется.
Вариантом поменять что-то будет найм или подключение другого сотрудника, который разработает новую систему работы, точки контроля (KPI) и будет их проверять.

Таким образом, старый сотрудник будет работать по выработанному кем-то другим алгоритму.

Проблема: нет способностей

Это крайний случай предыдущей проблемы с отсутствием знаний. Знаний и мотивации может не быть оттого, что человек пропустил некоторые темы ещё в школе.

Нередко сотрудники, нанятые в закупщики, банально не обладают нужными способностями, не дружат с математикой, не умеют читать формулы, не умеют пользоваться Excel, предпочитая делать вычисления на интуиции.

Конечно же, закупки — это не только математика, но ещё и понимание рынка и психологии покупателей. Профессор-математики не сможет заниматься закупками так же, как не сможет и гениальная творческая личность, чувствующая все тренды рынка. Нужно искать баланс либо нанимать разных сотрудников под эти задачи.

Опять же, никто не требует суперспособностей и учёной степени. Но банальные формулы и понятия из математики, теории вероятности и статистики знать нужно. Без этого никуда.

Проблема: нет инструментов

Суть проблемы. В большинстве компаний отдел закупок почти все расчёты делает в MS Excel. Это отличный инструмент, но далеко не идеальный. Есть проблемы с выгрузкой данных из 1С и составлением отчетов, сложно настроить многофакторную формулу заказа и любую формулу, которая не помещается в одну строку, например, расчёт товаров для заказа с одновременным расчётом сезонных коэффициентов, страхового запаса, учётом дней наличия и ручных отметок о выводе товара из ассортимента. Настроить такой расчёт в Excel — настоящее искусство, а выгружать в него из 1С данные — рутинная и сложная ежедневная работа.

В итоге работа закупщика превращается в мучение. О какой эффективности может идти речь?
Расчет точки заказа
Возможное решение: найти готовый или сделать самим инструмент сбора данных и расчётов для решения рабочих задач. Это как раз то, что мы предлагаем в виде системы управления запасами Min-max.pro

Проблема: нет технических условий

Суть проблемы: устаревший компьютер, OpenOffice вместо Excel, шумный офис, неудобное рабочее место.
Один из десяти пользователей, к которому наша техподдержка подключается для помощи с настройками, работает с маленьким монитором, на экран которого банально не помещаются 20–30 колонок, необходимых закупщику для ежедневной работы. Монитор должен быть как можно большего размера, и желательно иметь их два.
Формула страхового запаса
Скажите, как можно работать на таком экране?
У одного из двадцати пользователей жутко медленный компьютер. После нажатия каждой кнопки компьютер так тормозит, что ты уже забываешь, зачем к нему подключился.

Один из тридцати человек сидит в шумном офисе. У него просто нет возможности сосредоточиться.

Проблема: нет времени

Причина нехватки времени — низкий приоритет задачи лично для сотрудника. Субъективно или объективно.

Первая причина: нет выгоды

Сотрудник может не видеть в её выполнении вообще никакой выгоды. Ожидаемые трудности для него превышают ожидаемые эмоциональные и рациональные выгоды.

Он не видит необходимости её делать. У нет понимания пользы, которую выполнение задачи принесёт лично ему. Либо этой пользы нет вовсе.

Вторая причина: действительно нет времени

Выгода есть, но действительно есть другие дела, оставить которые сотрудник не может. Например, он не может потратить день на изучение новой системы автозаказа, т.к. ему нужно делать текущие заказы в Экселе. И если он их не сделает, продажи встанут.

По сути, сотрудник выполняет объем работы, рассчитанный на несколько человек. В этом случае у него действительно нет времени ни на получение знаний, ни на изучение инструментов. Ожидать эффективности, влияя только на его мотивацию, неразумно.

Нужно адекватно оценивать ситуацию и не требовать невозможного. Может быть, нанять дополнительных сотрудников либо принести готовые знания и инструменты на блюдечке с помощью внешних консультантов.
Полный обзор системы управления запасами min-max.pro читайте здесь.
Чем отличается от стандартного решения 1С: Управление Торговлей 11 здесь.
Про отличия от конкурентов здесь.
Объединяет более 20 функций в одном продукте: от автозаказа до загрузки прайсов:

Вся работа осуществляется в рамках одного окна, не нужно переключаться и выходить из системы.

Оставьте заявку, чтобы протестировать систему бесплатно в течение 30 дней. Поможем установить и проконсультируем по всем вопросам.