Заказывать так, как советует система можно, но всегда есть некоторые нюансы, которые она учесть не может. Требуется перепроверка. Со временем, когда всё отладится, проверок нужно меньше, но в первое время — больше.
Сократить время на проверки можно с помощью своих быстрых фильтров. Вот здесь описано, что это такое и как ими пользоваться.
Вот как описывает свой опыт работы с быстрыми фильтрами один из наших пользователей:
Когда отчет с рекомендациями сформирован, всё-равно остаются моменты, которые нужно проверить, для этого и нужен менеджер по закупкам. И эти моменты у всех организаций разные, зависит от количества товаров, цены, частоты закупок и прочее.
Идеально, чтобы у каждой организации была возможность настроить эти фильтры под себя, сохранить их, вывести их в меню Быстрые фильтры (в нужном порядке, то есть пошагово). Это и будет задавать и контролировать алгоритм работы менеджера по закупкам. Он формирует отчет и далее, в зависимости от того какие фильтры настроила себе организация и в каком порядке, проходит по каждому фильтру и проверяет расчеты, при необходимости делая ручные корректировки.
Работа менеджера по закупкам становится с таким отчетом (где есть пошаговые проверки) регламентирована и понятна.
У себя я делаю более десяток проверок, но общий интерес наверное будут представлять только некоторые из них:
1. Фильтр: показать товар с заказом 1-2 штуки.
Система автозаказа видит, что товара недостаточно и предлагает дозаказать его. Но встречаются ситуации,когда на месяц по расчётам нужно 30 штук, а в наличии сейчас есть только 29. Программа предложит заказать 1 штуку. Это логично, ведь только так мы можем быть уверены, что товара хватит с заданным нами уровнем сервиса
Моя задача — проверить, можно ли заказать больше (не одну а сразу 20 штук) или убрать из заказа эту позицию совсем. Позиций по 1-2 штуки может быть много и они сильно увеличивают работу по приёмке товара на складе. Но, в большинстве случаев, мы готовы смириться с риском отсутствия товара и можем подождать до следующей поставки или заказать сразу больше, если скорость продаж высокая и товар точно будет продан.
2. Фильтр: Дней на складе меньше 30.
Если за выбранный мной период товар присутствовал в наличии меньше 30 дней, я считаю нужным вручную перепроверить прогноз, который выдаёт программа. Он может быть завышен из-за недостаточности данных.
Я сравниваю, как продается товар на других магазинах, а также смотрю когда была последняя продажа, так как если эти 30 дней были в начале установленного для анализа периода продаж, то неизвестно сколько до этого товар пролежал на складе. Отчет ориентируется только на последние 30 дней, которые попали в видимость отчета.
Для этого вывожу в отчет все строки, где потребность больше нуля и дней на складе меньше 30 с сортировкой по дате последней продажи.
3. Проверка изменившихся закупочных цен.
Программа показывает в одной колонке текущую закупочную цену (цена, по которой мы можем купить этот товар у поставщика. Эти цены загружаются автоматически из прайсов поставщиков, который они присылают в Эксель файлах), а в другой колонке “цену последнего поступления” и “разницу между ними в процентах”.
Видно, насколько изменилась цена с момента последней закупки. Если цена значительно выросла, то очевидно, что продажи ухудшатся. Нужно скорректировать прогноз в меньшую сторону, либо думать о замене товара на более дешёвый аналог.
Вторая причина видеть закупочную цену - это акции поставщиков. Если цена по акции значительно ниже обычных цен, то имеет смысл закупить товар в большем объеме впрок.
Через фильтры оставляю только строки, где последняя цена закупки отличается более чем на 5% от текущей.
4. Проверка заказа в упаковках.
Как и в первом случае, если потребность 30 штук, а в наличии только 29, программа предложит заказать 1 шутку. Но если поставщик отгружает этот товар только упаковками по 12 штук, то будет заказано 12 штук.
Моя задача — проверить такое округление до кратности упаковки. Если потребность маленькая, а упаковка большая и скорость продаж невысокая, то иногда товар можно убрать из заказа или заменить на аналог.
И ещё этот фильтр нужен для того, чтобы вручную поменять заказ в штуках на упаковки, для правильной выгрузки в прайс поставщика. В помощнике есть кнопка выгрузки заказа в эксель файл поставщика. Но иногда в эксель файле поставщик требует указывать заказ в упаковках, а система автозаказа выдаёт нам его в штуках. Соответственно, я 12 штук меняю на число 1.