Варианты автоматизации закупок

Рано или поздно, многие компании задумываются об автоматизации. С компьютером закупки делаются в несколько раз быстрее и точнее, чем вручную, и работа, которая занимает дни, выполняется за пару часов.

К сожалению, нет одной волшебной кнопки, которая всё сделает за вас, но тем не менее автоматизируются и значительно упрощаются многие процессы. Вариантов автоматизации много и у каждого есть свои плюсы и минусы. Давайте разбираться.

Автоматизация процесса закупок в Excel

Excel –довольно простой инструмент, который сильно облегчает труд закупщика, имеет множество возможностей, позволяет проводить сложные расчеты и обрабатывать уникальные ситуации.

К сожалению, все достоинства Экселя упираются в три принципиальные проблемы, которые мешают его широкому применению:

Во-первых, высокий порог входа. Нельзя с нуля открыть Эксель, нажать пару кнопок, и уже через 5 минут получить результат. Нужна довольно кропотливая настройка, которую не каждый сможет сделать. Хороших специалистов и консультантов дефицит, найти их не так-то просто, да и цены кусаются.

Второе – выгрузка данных. Эксель не может подтягивать данные прямо из 1с. Нужно сохранить данные из 1с и как-то загружать их в нужном виде в Excel. Полбеды, если бы это была сложная, но однократная настройка на начальном этапе. Нет, все сложности с выгрузкой и приведением её в подходящий для Экселя формат испытываются регулярно, каждый раз, при каждом заказе поставщику. Огромное количество времени и сил уходит не на продуктивную работу (анализ данных), а на мартышкин труд по выгрузке-загрузке данных.

Третье — не все процессы могут быть автоматизированы через формулы на листах Эксель, требуется нормальный язык программирования. Чтобы чуть приподнять этот потолок, можно использовать для автоматизации встроенный в Эксель скриптовый язык VBA. Но полноценного приложения с его помощью не создать. Так или иначе приходится переходить к специализированным программам.

Автоматизация управления закупками в 1с УТ

Первая альтернатива Excel, которую обычно рассматривают – типовой механизм автоматизации закупок в 1с. В версии 1С: Управление торговлей 11 он более развит, чем в 10.3 и для покрытия базовых потребностей теоретически вполне может подойти.

По-факту же, очень-очень немного компаний смогли его освоить и начать реально эксплуатировать. На это есть две причины:

Во-первых, решение очень запутанное. И все его плюсы обнуляются сложностью понимания и освоения. Большинство франчайзи 1с и частных специалистов также в нём не разбираются. Определённо, есть специалисты 1с, которые могут настроить типовую систему закупок, но найти их практически нереально. Рекламных предложений о подобных услугах нет, а обращение к вашей обслуживающей фирме или к большинству других не даст результатов.

Во-вторых, несмотря на сложность, очень многие важные для закупщика функции отсутствуют: нет аналогов, сезонных коэффициентов (не путать с теми, что используются в планах продаж), уровней обслуживания, балансировки и многих других полезных вещей.

Самостоятельная разработка системы автозаказа

Это неплохое решение, оно было особенно популярно несколько лет назад. Вам сделают именно то, что нужно и именно так, как вы это видите. К тому же, не нужно будет тратить время на освоение новой сложной системы, ведь вы создаёте её сами, понимая, как она будет работать.

Минусы, из-за которых этот подход становится всё менее популярным:

Ни вы, ни программисты — не эксперты в области статистики и закупок, да и не обязаны ими быть. По этой причине, вы получаете продукт, который не обладает каким-то развитым математическим аппаратом и сложными алгоритмами. Он отражает только ваши, в большинстве случаев поверхностные, знания в этой области. На первом этапе этого достаточно, но со временем, по мере усложнения процессов и роста аппетита к автоматизации, многие потребности закупщиков останутся незакрытыми. Решение получается полезным, но примитивным.

Развивать систему чрезвычайно трудно. Быстро делается только первая версия программы. Все дальнейших усовершенствования запутывают внутренний механизм, усложняют разработку и требуют больше времени и денег. Что еще важнее, специалисты (хоть штатные, хоть внешние) не сидят вечно на одном месте. Они увольняются, переходят с одного места работы на другое. И когда уходит единственный программист, понимающий внутренности сложной разработки, найти замену очень трудно.

Каждый новый программист отнекивается, не хочет разбираться в чужих косяках, утверждает, что всё плохо и проще сделать заново. В итоге добавляет новый функционал в виде заплатки, что ещё больше всё усложняет. На системную работу времени и желания нет.

Аналогичные проблемы, даже в ещё большем объеме, возникают, когда разработку делают внешние фирмы (франчайзи). Специалисты меняются ещё чаще, система запутывается быстрее и уже нет никого, кто бы понимал как она работает.

Системы автоматизации закупок

Готовая система избавляет от проблем с разработкой и уменьшает время ожидания результатов. Не нужно ждать пока её разработают. К тому же, такие системы уже обкатаны на других предприятиях, на многие грабли уже наступили и исправили.

Есть системы, которые работают независимо от 1с и требуют обмена данными с ней, и те, которые не только разработаны на платформе 1с, но и встраиваются прямо внутрь вашей существующей базы 1с. Давайте разбираться, что вам подойдет больше.

Внешние системы автоматизации управления запасами

Внешние по отношению к 1с системы различаются по возможностям и ценам: есть решения со средними возможностями за 200-300 тысяч. А есть мощные, со всеми необходимыми функциями в области закупок, от 130 тысяч в месяц или 2.7 миллиона рублей единовременно.

У внешних систем есть несколько важных минусов:

1. Необходимость в настройке обмена. Так как решение внешнее, для его работы необходимо выгружать данные из 1с и загружать обратно. Это влечет проблемы:

Выгрузку/загрузку нужно настраивать. Обычно она не работает "из коробки". Настройку компания-продавец решения может перепоручить вашим штатным специалистам или вообще третьей компании. Это вносит лишнее звено в систему, внедрение усложняется и затягивается.
Такая настройка стоит денег, что еще больше увеличивает стоимость решения.
Сам процесс выгрузка/загрузка занимает время. Данные обновляются не оперативно.
Не всегда реализована загрузка результатов в 1с. Сформированные заказы поставщикам или перемещения нужно вносить из системы автозаказа в 1с своими силами (либо доработать модуль обмена).

2. Нет оперативной расшифровки. Нельзя, например, два раза кликнуть по колонке "Продано" и открыть один из документов, который эту продажи сформировал, т.к. документ остался в 1С, а вы работаете в другой системе.

3. Нет возможности менять данные в 1с из системы автозаказа: увидели неправильную цену, отчего-бы её сразу не поменять — а нельзя. Товарная категория, дополнительные свойства — нужны и в обычной работе. Но приходится их менять и в системе автозаказа и в 1с параллельно. Либо настраивать выгрузку/загрузку.

4. Необходимость в обучении. Кнопок, флажков и возможностей очень много. Первое время совершенно непонятно куда нажимать и что с этим всем делать. Нужно затратить время и силы закупщика на освоение. Этот процесс очень облегчают консультанты, служба поддержки. Но часто, мощные системы имеют неадекватно высокую стоимость таких доработок и консультаций.

Если вас не пугает обмен данными и цена, то берите. Такие системы очень мощные и закрывают почти все задачи закупщика.

Автоматизация закупок в 1с

Системы, разработанные на платформе 1с не могут пока тягаться с мощными многомиллионными внешними решениями. Но со средними их вполне можно сравнить и при сопоставимом функционале, стоимость решений на 1с в разы меньше: от 18 500 рублей.

Плюсы:

Проще, чем Эксель, не требует высокой квалификации пользователей;
Настраивается легче, чем типовой механизм 1С, есть техподдержка от разработчиков, шире и глубже функционал;
Имеет открытый исходный код, доступна для доработки под нужды компании штатными или внешними специалистами;
Нет обмена, данные доступны менеджеру по закупкам онлайн. Все цифры расшифровываются до документа, возможно редактирование данных в 1с.

Минусы:

Система недоступна пользователям, работающим не в 1с, либо на не поддерживаемых конфигурациях;
Единицы внешних консультантов и фирм, готовых помочь с освоением системы;
Консультироваться можно только с разработчиками либо доходить до решения своим умом.

Система управления запасами min-max.pro для 1С

Позволяет оптимизировать товарные запасы, анализировать продажи, прогнозировать спрос и в интерактивном формате работать с поставщиками.

Система поддерживает все версии 1С: Управление Торговлей: 8.2, 8.3, 10.3 и 11, Комплексная автоматизация 1 и 2, УПП и ERP, УНФ, 1С: Розница 2.2 и выше, в том числе версии для других стран (Украины, Казахстана и Белоруссии).

Устанавливается в виде расширения или изменения конфигурации. Требует минимального вмешательства, не мешает типовым обновлениям.

Подходит как малому бизнесу (один магазин или интернет-торговля), так сети филиалов и оптовым фирмам. За 5 лет более 420 активных внедрений, среди которых: продуктовые сети, строительные, сельхозяйственные, сантехнические, крепежные магазины, магазины электротоваров, автосалоны и магазины автозапчастей, интернет-магазины, магазины разливных напитков, одежды и текстиля, оптовые фирмы и другие.

Преимущества:

Устанавливается бесплатно специалистами компании на вашу базу (тестовую или рабочую) удаленно за 15 минут;
Систему можно протестировать в течение 30 дней абсолютно бесплатно. Платите только если понравится;
Консультации бесплатны, как в демо-периоде, так и после покупки;
Демо-версия содержит полный функционал, что позволяет опробовать все возможности системы и выбрать подходящую версию;
Система регулярно дорабатывается. В течение 6 месяцев после покупки все обновления бесплатны.
Доступна по цене, как маленьким фирмам (с ограниченным функционалом), так и большим компаниям с расширенными возможностями, индивидуальными доработками и профессиональными консультациями в процессе внедрения;
Предоставляются обучающие материалы в текстовом и видео формате.

Полный обзор системы управления запасами min-max.pro читайте здесь.
Чем отличается от стандартного решения 1С: Управление Торговлей 11 здесь.
Про отличия от конкурентов здесь.

Объединяет более 21 функции в одном продукте: от автозаказа до загрузки прайсов:

Автоматический заказ у поставщика с учетом сезонных коэффициентов, истории продаж, сроков поставки, резервов и остатков и т.д.;
Автоматические перемещения товаров из центра в филиалы, перемещение излишков, выравнивание остатков между магазинами, пополнение распределительного центра;
Анализ продаж, АВС и XYZ классификация товаров;
Работа с неликвидами: мониторинг и их автоматические перемещения между магазинами;
Работа с поставщиками: загрузка и выгрузка и поиск по прайсам, установка цен, система сбора цен поставщиков и сравнение заказа с прайсом.

Вся работа осуществляется в рамках одного окна, не нужно переключаться и выходить из системы.

Оставьте заявку, чтобы протестировать систему бесплатно в течение 30 дней. Поможем установить и проконсультируем по всем вопросам.

все

ИП Коломин Борис Игоревич
ИНН 301606481341 ОГРН 305301630500058

+7 900 029-59-54