Нужно стремится к тому, чтобы как можно больше работы делалось на автомате. Голова менеджера должна болеть общением с поставщиками, анализом рынка, а не простановкой галочек и прочими техническими моментами. Их нужно минимизировать.
Поэтому, в помощнике закупок желательно на каждый случай сделать свою настройку, один раз разобраться во всём и заполнить её, а потом запускать нажатием одной кнопки "Сформировать", не вспоминая назначение всех галочек ещё раз.