Система управления запасами min-max.pro
Оставьте контакты, наш специалист перезвонит и поможет установить систему
Нажимая кнопку "Отправить", вы даёте своё согласие на обработку персональных данных.

Автоматическое формирование заказа поставщикам в 1с

Недостатки ручного заказа поставщикам

Физически невозможно проанализировать тысячи записей с должным вниманием, поэтому неизбежны ошибки в расчетах.

При ручном формировании заявки поставщику, менеджеры сталкиваются с различными сложностями и решают их по-разному:
  • кто-то выгружают остатки и продажи в Эксель и делает расчеты там;
  • кто-то заказывает доработки для 1с у своих программистов или обслуживающих фирм;
  • кто-то формирует продажи за предыдущий небольшой период и делают заказ в объеме продаж;
  • кто-то делает заказ на глаз на основании интуиции, просматривая список остатков и продаж и производя несложные математические вычисления в уме.

Каждый из этих способов имеет изъяны:
  • Excel сложен, тратится время на выгрузку/загрузку, сложно объяснить новому сотруднику;
  • обычные доработки для 1с примитивны и не учитывают сложные случаи;
  • анализ продаж за прошлый период методически не верен и даёт неправильные результаты;
  • про ручной анализ и говорить нечего.

Как упростить формирование заказа поставщику?

Есть несколько способов автоматизации:
  • Производить расчеты с помощью формул Excel;
  • Использовать специализированные модули прогнозирования для Excel;
  • Попытаться настроить типовую конфигурацию 1с
  • Самостоятельно разработать систему автоматического заказа поставщику;
  • Купить готовую систему автозаказа.
Заказ товара, да и в целом всё, что касается закупок в 1с достаточно трудоемкая задача, которая отнимает много времени. История предпринимателя, который перешел с типовой конфигурации 1С УТ на готовую систему автозаказа.

Обмен опытом: 1С головного мозга. Как я прошел через боль, муки и вышел победителем >
Чтобы определиться с выбором, советуем прочитать нашу статью "Варианты автоматизации закупок". Там мы подробно рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.

Что такое автозаказ?

Автозаказ — система, автоматически определяющая какой товар заказывать, в каком количестве и у какого поставщика. Формирует отчет по расписанию, создает перемещения и отправляет заявки.

Расчеты производятся с учетом сезонности, истории продаж, АВС и XYZ классов, сроков поставки, резервов, текущих остатков и товаров в пути, аналогов, исключая крупные оптовые и тендерные продажи.

      Что из себя представляет система автозаказа?

      Представьте ситуацию, когда не нужно ежедневно мониторить продажи, выгружать данные в Эксель для анализа и прогнозирования. Система автозаказа сделает это за вас: автоматически определит, что и в каком количестве необходимо заказать.

      Вам лишь останется:
      • посмотреть список товаров и количество, предлагаемые к заказу. При необходимости внести коррективы;
      • выбрать поставщика (система автоматически предлагает поставщика с лучшей ценой и сроками поставки);
      • отправить заявку поставщику.

      Преимущества автоматического заказа поставщикам

      Каждый из нас ощущал удобство от наличия в руках адекватного инструмента, от шуруповёрта и цепной пилы до сковородки с антипригарным покрытием и блендера. Система автозаказа — это точно такой же удобный инструмент, расширяющий физические возможности ваших сотрудников. С ним они делают больше работы лучшего качества и с большим комфортом.
      Меньше ошибок — меньше упущенный спрос, меньше избыточных запасов, больше прибыль. Анализ и заказ делается за минуты вместо часов или дней.
      Система собирает в одном месте остатки, продажи, цены и множество другой информации, где менеджер может её увидеть и проанализировать.

      Автоматически, основываясь на проверенные формулы рассчитывает потребность и предлагает сделать заказ у поставщика или перемещение с другого склада. При этом формулы, непосредственно использованные при расчётах можно расшифровать в самом отчёте. В любой момент можно исправить автоматически предложенные цифры.

      Автоматическое создание заказа поставщикам

      Система собирает в одном месте остатки, продажи, цены и множество другой информации, где можно её увидеть и проанализировать.
      Рассмотрим на примере системы автозаказа min-max.pro. Об отличиях от других решений читайте в нашей статье "7 отличий системы управления запасами min-max.pro от конкурентов".

      Методы пополнения запасов

      Система min-max.pro сочетает сразу несколько подходов к заказу: часть товаров может заказываться полностью автоматически, другая — по ручным настройкам.
      Неопределенность спроса
      Классически методы разделяются на три вида:
      • постоянный уровень (для товара вручную задаётся одно значение. Если остаток опускается ниже него, производится формирование заказа поставщику);
      • МИН/МАКС (вручную задаётся диапазон значений);
      • Динамический (значения МИН/МАКС и объем заказа рассчитываются автоматически на основании прогноза продаж и нужных сроков).
      Подробнее об этих методах и различиях в них >

      Настройка системы автозаказа

      Большинство параметров уже настроено по умолчанию и не нуждается в корректировке (кроме, конечно, сроков проверки и поставки).

      Для сложных случаев и продвинутых пользователей, есть возможность подогнать систему под нестандартные требования, например:
      • Задать в качестве базового периода для анализа продаж любой период в прошлом (например, прошлый сезон);
      • Задать процент прироста/падения продаж (прирост к прошлому сезону);
      • Использовать дополнительные методы прогноза продаж (метод бутстрап);
      • Не заказывать товар, продающийся хуже определенных норм;
      • Задавать минимальное значение на складе, ниже которого не могут опускаться остатки даже при низких продажах (например, чтобы поддерживать наличие по требованию вендоров);
      • Задавать срок поставки в днях или указывая конкретные даты;
      • Заказать индивидуальную доработку.

      Автозаказ по расписанию

      Система может сформировать заказ поставщику автоматически по заданному расписанию по следующему сценарию:
      • Формирование отчёта (выполнение запросов, расчёт МИН, МАКС и количества к заказу);
      • Создание документов заказа поставщику или перемещения;
      • Отправка на заданную электронную почту основного отчёта, сводного отчёта по поставщикам, списка созданных документов;
      • Отправка заявок на электронные почты поставщиков;
      • Сохранение сформированного отчёта, который можно открыть через обычный режим не затрачивая время на его повторные расчёты.
      Подробнее об автоматическом пополнении запасов по расписанию >

      Автоматический расчет потребности запасов

      Система автоматически, основываясь на проверенные формулы, рассчитывает потребность и предлагает сделать заказ у поставщика или перемещение с другого склада. При этом учитываются множество факторов.
      Неопределенность спроса

      Учет сезонности

      На основании истории продаж, система вычисляет коэффициент сезонности, который показывает величину продаж в конкретный месяц относительно среднегодовых продаж.
      Неопределенность спроса

      ABC и XYZ анализ продаж

      С помощью АВС и XYZ анализа товары группируются по прибыли или выручке, количеству сделок или проданных единиц. Приоритет получают товары, которые приносят максимальную маржу или имеют востребованность у покупателей.
      Неопределенность спроса

      Расчет срока поставки товара

      Объем заказа рассчитывается по формуле с учетом сроков поставки. Чтобы товар был полностью продан в период до следующей поставки.

      Учет аналогов номенклатуры

      Система не заказывает товар, если в наличии есть его заменитель. Аналогичные товары объединяются в один, что позволяет сократить избыток похожих позиций на складе.
      Неопределенность спроса

      Автоматическое исключение аномальных продаж

      Из расчета исключаются возвраты и аномальные продажи, которые не повторяются регулярно.
      Неопределенность спроса

      Автоматический расчет страхового запаса

      Система определяет страховой запас, что позволяет снизить дефицит товаров из-за непредвиденных событий. Например, в случае срыва сроков поставки.
      Неопределенность спроса

      KPI для контроля и мотивации работы отдела закупок

      В системе управления запасами min-max.pro есть готовые настройки для получения основных показателей эффективности работы: ABC-анализ, излишки товаров и неликвиды, оборачиваемость, уровень сервиса (упущенная выручка, дефицит товаров). Подробнее >
      Автоматизация может закончится провалом, если назначить ответственным за неё не того сотрудника. Как выбрать ответственного за внедрение автозаказа?

      Мониторинг неликвидов

      Излишки должны проверяться руководителем каждый месяц. Сформировать список и первым делом сравнить сумму излишков с суммой предыдущего месяца. Эта сумма в дальнейшем может быть использована для KPI. Подробнее о работе с излишками >
      Автоматически по расписанию проводится анализ склада, после чего на почту высылается список проблемных товаров. Благодаря чему неликвиды обнаруживаются на раннем этапе.
      Подробнее о системе мониторинга неликвидов >

      Коэффициент оборачиваемости

      Коэффициент оборачиваемости показывает сколько компания заработала с вложенных в товар денег. Этот показатель позволяет понять насколько эффективно распоряжается деньгами ваши менеджеры по закупкам.
      Неопределенность спроса

      Уровень сервиса (Упущенный спрос)

      Система автоматически просчитает наличие и количество дней, в которых товар отсутствовал на полках магазина или на складе, опираясь на данные в учетной системе. Будет приведена суммовая оценка потерянной выручки и прибыли и рассчитан уровень сервиса.
      Чтобы оценить обеспечивают ли менеджеры по закупкам оптимальный размер запасов, необходим объективный числовой показатель. Он показывает есть ли излишки или дефицит на предприятии, в достаточном ли количестве стратегические товары на складе. Зачем отслеживать упущенный спрос?
      Неопределенность спроса
      Днями отсутствия считаются дни, когда остаток по товару опустился ниже минимальной нормы, рассчитываемой автоматически либо задаваемой вручную. Подробнее >

      Интерактивная работа с поставщиками

      После того, как система посчитала сколько и какого товара заказать, нужно выбрать поставщика и разместить заказ. Для этого в системе есть функционал для работы с поставщиками.

      Загрузка прайс-листов поставщиков

      Цены и остатки товара поставщиков загружаются в базу 1с с помощью встроенной системы загрузки прайсов из Excel, API или парсеров сайтов
      Неопределенность спроса

      Поиск лучшей цены поставщика

      Товары из загруженных прайс-листов анализируются вместе с текущей ценой, ценой прайса и предлагаемой поставщиком скидкой. Подробнее >
      Неопределенность спроса

      Поиск поставщика по минимальной цене

      Если поставщик предоставляет цены только по запросу, можно воспользоваться системой сбора цен поставщиков. Она рассчитывает потребность в товарах, отправляет запросы, загружает ответы в базу и ищет лучшие предложения.
      Неопределенность спроса

      Выгрузка в прайс поставщика

      Сформированный заказ можно отправить поставщику на почту, сохранить как Эксель-файл или выгрузить прямо в прайс поставщика.
      Неопределенность спроса

      Автоматический заказ поставщику

      Система управления запасами min-max.pro автоматически рассчитывает потребность и предлагает сделать заказ у поставщика. Расчеты производятся с учетом сезонности, истории продаж, АВС и XYZ классов, сроков поставки, резервов, текущих остатков и товаров в пути, аналогов, исключая крупные оптовые и тендерные продажи.

      Оставьте заявку, чтобы протестировать систему бесплатно в течение 30 дней. Поможем установить и проконсультируем по всем вопросам.
      Made on
      Tilda