smartzapas.ru

+7 900 029-59-54

Способы размещения заказов поставщикам в 1с

Недостатки ручного заказа поставщикам

Физически невозможно проанализировать тысячи записей с должным вниманием, поэтому неизбежны ошибки в расчетах.

При ручном формировании заявки поставщику, менеджеры сталкиваются с различными сложностями и решают их по-разному:

кто-то выгружают остатки и продажи в Эксель и делает расчеты там;
кто-то заказывает доработки для 1с у своих программистов или обслуживающих фирм;
кто-то формирует продажи за предыдущий небольшой период и делают заказ в объеме продаж;
кто-то делает заказ на глаз на основании интуиции, просматривая список остатков и продаж и производя несложные математические вычисления в уме.

Каждый из этих способов имеет изъяны:

Excel сложен, тратится время на выгрузку/загрузку, сложно объяснить новому сотруднику;
обычные доработки для 1с примитивны и не учитывают сложные случаи;
анализ продаж за прошлый период методически не верен и даёт неправильные результаты;
про ручной анализ и говорить нечего.

Как упростить формирование заказа поставщику?

Есть несколько способов автоматизации:

Производить расчеты с помощью формул Excel;
Использовать специализированные модули прогнозирования для Excel;
Попытаться настроить типовую конфигурацию 1с

Как сделать заказ поставщику в 1С Управление Торговлей (УТ) 11 и ERP >

Самостоятельно разработать систему автоматического заказа поставщику;
Купить готовую систему автозаказа.

Заказ товара, да и в целом всё, что касается закупок в 1с достаточно трудоемкая задача, которая отнимает много времени. История предпринимателя, который перешел с типовой конфигурации 1С УТ на готовую систему автозаказа.

Обмен опытом: 1С головного мозга. Как я прошел через боль, муки и вышел победителем >

Чтобы определиться с выбором, советуем прочитать нашу статью "Варианты автоматизации закупок". Там мы подробно рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.

Что такое автозаказ?

Автозаказ — система, автоматически определяющая какой товар заказывать, в каком количестве и у какого поставщика. Формирует отчет по расписанию, создает перемещения и отправляет заявки.

Расчеты производятся с учетом сезонности, истории продаж, АВС и XYZ классов, сроков поставки, резервов, текущих остатков и товаров в пути, аналогов, исключая крупные оптовые и тендерные продажи.

Что из себя представляет система автозаказа?

Представьте ситуацию, когда не нужно ежедневно мониторить продажи, выгружать данные в Эксель для анализа и прогнозирования. Система автозаказа сделает это за вас: автоматически определит, что и в каком количестве необходимо заказать.

Вам лишь останется:

посмотреть список товаров и количество, предлагаемые к заказу. При необходимости внести коррективы;
выбрать поставщика (система автоматически предлагает поставщика с лучшей ценой и сроками поставки);
отправить заявку поставщику.

Преимущества автоматического заказа поставщикам

Каждый из нас ощущал удобство от наличия в руках адекватного инструмента, от шуруповёрта и цепной пилы до сковородки с антипригарным покрытием и блендера. Система автозаказа — это точно такой же удобный инструмент, расширяющий физические возможности ваших сотрудников. С ним они делают больше работы лучшего качества и с большим комфортом.

Меньше ошибок — меньше упущенный спрос, меньше избыточных запасов, больше прибыль. Анализ и заказ делается за минуты вместо часов или дней.

Система собирает в одном месте остатки, продажи, цены и множество другой информации, где менеджер может её увидеть и проанализировать.

Автоматически, основываясь на проверенные формулы рассчитывает потребность и предлагает сделать заказ у поставщика или перемещение с другого склада. При этом формулы, непосредственно использованные при расчётах можно расшифровать в самом отчёте. В любой момент можно исправить автоматически предложенные цифры.

Автоматическое создание заказа поставщикам

Система собирает в одном месте остатки, продажи, цены и множество другой информации, где можно её увидеть и проанализировать.

Рассмотрим на примере системы автозаказа min-max.pro. Об отличиях от других решений читайте в нашей статье "7 отличий системы управления запасами min-max.pro от конкурентов".

Методы пополнения запасов

Система min-max.pro сочетает сразу несколько подходов к заказу: часть товаров может заказываться полностью автоматически, другая — по ручным настройкам.

Классически методы разделяются на три вида:

постоянный уровень (для товара вручную задаётся одно значение. Если остаток опускается ниже него, производится формирование заказа поставщику);
МИН/МАКС (вручную задаётся диапазон значений);
Динамический (значения МИН/МАКС и объем заказа рассчитываются автоматически на основании прогноза продаж и нужных сроков).

Подробнее об этих методах и различиях в них >

Настройка системы автозаказа

Большинство параметров уже настроено по умолчанию и не нуждается в корректировке (кроме, конечно, сроков проверки и поставки).

Для сложных случаев и продвинутых пользователей, есть возможность подогнать систему под нестандартные требования, например:

Задать в качестве базового периода для анализа продаж любой период в прошлом (например, прошлый сезон);
Задать процент прироста/падения продаж (прирост к прошлому сезону);
Использовать дополнительные методы прогноза продаж (метод бутстрап);
Не заказывать товар, продающийся хуже определенных норм;
Задавать минимальное значение на складе, ниже которого не могут опускаться остатки даже при низких продажах (например, чтобы поддерживать наличие по требованию вендоров);
Задавать срок поставки в днях или указывая конкретные даты;
Заказать индивидуальную доработку.

Автозаказ по расписанию

Система может сформировать заказ поставщику автоматически по заданному расписанию по следующему сценарию:

Формирование отчёта (выполнение запросов, расчёт МИН, МАКС и количества к заказу);
Создание документов заказа поставщику или перемещения;
Отправка на заданную электронную почту основного отчёта, сводного отчёта по поставщикам, списка созданных документов;
Отправка заявок на электронные почты поставщиков;
Сохранение сформированного отчёта, который можно открыть через обычный режим не затрачивая время на его повторные расчёты.

Подробнее об автоматическом пополнении запасов по расписанию >

Автоматический расчет потребности запасов

Система автоматически, основываясь на проверенные формулы, рассчитывает потребность и предлагает сделать заказ у поставщика или перемещение с другого склада. При этом учитываются множество факторов.

Учет сезонности

На основании истории продаж, система вычисляет коэффициент сезонности, который показывает величину продаж в конкретный месяц относительно среднегодовых продаж.

ABC и XYZ анализ продаж

С помощью АВС и XYZ анализа товары группируются по прибыли или выручке, количеству сделок или проданных единиц. Приоритет получают товары, которые приносят максимальную маржу или имеют востребованность у покупателей.

Расчет срока поставки товара

Объем заказа рассчитывается по формуле с учетом сроков поставки. Чтобы товар был полностью продан в период до следующей поставки.

Учет аналогов номенклатуры

Система не заказывает товар, если в наличии есть его заменитель. Аналогичные товары объединяются в один, что позволяет сократить избыток похожих позиций на складе.

Автоматическое исключение аномальных продаж

Из расчета исключаются возвраты и аномальные продажи, которые не повторяются регулярно.

Автоматический расчет страхового запаса

Система определяет страховой запас, что позволяет снизить дефицит товаров из-за непредвиденных событий. Например, в случае срыва сроков поставки.

KPI для контроля и мотивации работы отдела закупок

В системе управления запасами min-max.pro есть готовые настройки для получения основных показателей эффективности работы: ABC-анализ, излишки товаров и неликвиды, оборачиваемость, уровень сервиса (упущенная выручка, дефицит товаров). Подробнее >

Автоматизация может закончится провалом, если назначить ответственным за неё не того сотрудника. Как выбрать ответственного за внедрение автозаказа?

Мониторинг неликвидов

Излишки должны проверяться руководителем каждый месяц. Сформировать список и первым делом сравнить сумму излишков с суммой предыдущего месяца. Эта сумма в дальнейшем может быть использована для KPI. Подробнее о работе с излишками >

Автоматически по расписанию проводится анализ склада, после чего на почту высылается список проблемных товаров. Благодаря чему неликвиды обнаруживаются на раннем этапе.
Подробнее о системе мониторинга неликвидов >

Коэффициент оборачиваемости

Коэффициент оборачиваемости показывает сколько компания заработала с вложенных в товар денег. Этот показатель позволяет понять насколько эффективно распоряжается деньгами ваши менеджеры по закупкам.

Уровень сервиса (Упущенный спрос)

Система автоматически просчитает наличие и количество дней, в которых товар отсутствовал на полках магазина или на складе, опираясь на данные в учетной системе. Будет приведена суммовая оценка потерянной выручки и прибыли и рассчитан уровень сервиса.

Чтобы оценить обеспечивают ли менеджеры по закупкам оптимальный размер запасов, необходим объективный числовой показатель. Он показывает есть ли излишки или дефицит на предприятии, в достаточном ли количестве стратегические товары на складе. Зачем отслеживать упущенный спрос?

Днями отсутствия считаются дни, когда остаток по товару опустился ниже минимальной нормы, рассчитываемой автоматически либо задаваемой вручную. Подробнее >

Интерактивная работа с поставщиками

После того, как система посчитала сколько и какого товара заказать, нужно выбрать поставщика и разместить заказ. Для этого в системе есть функционал для работы с поставщиками.

Загрузка прайс-листов поставщиков

Цены и остатки товара поставщиков загружаются в базу 1с с помощью встроенной системы загрузки прайсов из Excel, API или парсеров сайтов

Поиск лучшей цены поставщика

Товары из загруженных прайс-листов анализируются вместе с текущей ценой, ценой прайса и предлагаемой поставщиком скидкой. Подробнее >

Поиск поставщика по минимальной цене

Если поставщик предоставляет цены только по запросу, можно воспользоваться системой сбора цен поставщиков. Она рассчитывает потребность в товарах, отправляет запросы, загружает ответы в базу и ищет лучшие предложения.

Выгрузка в прайс поставщика

Сформированный заказ можно отправить поставщику на почту, сохранить как Эксель-файл или выгрузить прямо в прайс поставщика.

Автоматический заказ поставщику

Система управления запасами min-max.pro автоматически рассчитывает потребность и предлагает сделать заказ у поставщика. Расчеты производятся с учетом сезонности, истории продаж, АВС и XYZ классов, сроков поставки, резервов, текущих остатков и товаров в пути, аналогов, исключая крупные оптовые и тендерные продажи.

Оставьте заявку, чтобы протестировать систему бесплатно в течение 30 дней. Поможем установить и проконсультируем по всем вопросам.

Последние обновления

все обновления

все